Den 25 maj 2018 trädde den nya dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft. Vi på Kulturkarnevalen värnar om de registrerades personliga identitet och här nedan  kan du ta del av när och hur dina personuppgifter hanteras av oss.

Föreningen Kulturkarnevalen rf. är personuppgiftsansvarig och dess styrelse bär ansvarar för att föreningen följer lagen. I föreningens medlemsregister finns personuppgifter i enlighet med föreningslagen.

Vad?
Enligt Kulturkarnevalen rf:s stadgar kan föreningen årligen arrangera ungdomsevenemanget Kulturkarnevalen. För att arrangera evenemanget 2018 samlas följande persondata in via anmälningsformulär på www.kulturkarnevalen.fi:

Namn, adress, födelseår, telefonnummer, e-post, vårdnadshavare, vårdnadshavares telefonnummer (vårdnadshavare uppges frivilligt av myndiga), medlemskap i FSS, eventuella matallergier, eventuell annan info om specialbehov och för registrerade som skall resa med Kulturkarnevalens bokade Åbo-Mariehamn-Åbo, skall även uppge dag och månad för sitt födelseår.

Till vad?
Föreningen samlar in uppgifter för att veta vem som deltar i evenemanget Kulturkarnevalen. Uppgifterna behövs även för att kunna fakturera deltagaren för hens deltagande i Kulturkarnevalen, för att kunna boka resebiljetter till Mariehamn (för de som åker från fastlandet), för att kunna arrangera ev. busstransport måste arrangören vara medveten om  deltagarens påstigningsort. De anställda labbledarna för de olika labben kan få en deltagarlista om de begär den av Kulturkarnevalens personuppgiftsansvarig. Arrangören kan också informera deltagarna om kommande Kulturkarnevaler via e-post /berättigat intresse.

Ur säkerhets- och trygghetsapekt kan deltagarna meddela om eventuella sjukdomar och medicinering och kontaktuppgifter till vårdnadshavare i fall arrangören måste kontakta vårdnadshavare. Ansvarig kökspersonal bör få information om eventuella dieter, detta för att inte äventyra deltagarens hälsa (dietlista ej försedd med personernas namn). Med hänvisning till artikel 9.2.d i Dataskyddsförordningen.

Bilder från evenemanget:
Kulturkarnevalen informerar offentligt i bild och text om sin verksamhet bland annat via sin webbplats och sociala medier/Berättigat intresse. Ifall en deltagare inte vill finnas med på en bild raderas den bilden på begäran, ta kontakt med info(at)kulturkarnevalen.fi

Under evenemanget kan finns av arrangören anställda fotografer eller filmare som dokumenterar verksamheten. En del av fotografierna kommer att finnas på kulturkarnevalen.fi. /Berättigat intresse

Under evenemanget producerar deltagarna en del material som presenteras på www.kulturkarnevalen.fi Gällande material som deltagarna publiceras begärs samtycke i samband med anmälan: ”Jag samtycker till att material som jag producerar under karnevalen presenteras på Kulturkarnevalens webbplats och i sociala medier med mitt namn”. 

Kulturkarnevalen rf uppmanar den registrerade att informera sin vårdnadshavare att hen uppgett vårdnadshavarens namn och telefonnummer genom att kryssa i rutfältet : ”Jag har informerat.. ”

Andra register i anslutning till evenemanget Kulturkarnevalen
Volontärer som jobbar under evenemanget registrerar sig i Kulturkarnevalens anmälningssystem (Namn, adress, födelseår, telefonnummer, e-post, vårdnadshavare, vårdnadshavares telefonnummer (vårdnadshavare uppges frivilligt av myndiga), medlemskap i FSS, eventuella matallergier, eventuell annan info om specialbehov och registrerade som skall resa med Kulturkarnevalens bokade Åbo-Mariehamn-Åbo, skall även uppge dag och månad för sitt födelseår.

Labbledare som är anställda under evenemanget registrerar sig i Kulturkarnevalens anmälningssystem (Namn, adress, telefonnummer, e-post, eventuella matallergier.

Arrangören upprätthåller en kontaktlista till medarrangörer (som deltar med olika program under karnevalen) samt en kontaktlista till aktörer gällande lokala praktiska arrangemang (angående logi, kost, städning, vaktmästare, säkerhet, ljud & ljus tekniker)

Arrangören upprätthåller en kontaktlista med kulturkarnevalsambassadörers namn, telefonnummer och e-post.

Hur länge?
Vi sparar uppgifter enligt finländsk bokföringslag. Vi arkiverar också vissa uppgifter för rapporteringsskyldighet och statistiska ändamål (hemort, skola, ålder, region) och annan dokumentation om föreningens verksamhet samt för att informera om kommande karnevaler,  som längst till föreningens upplösning.
Uppgifter om eventuella matallergier, sjukdomar och medicinering samt vårdnadshavares kontaktuppgifter raderas efter avslutad karneval.
Förteckningen med lokala aktörer raderas senast vid årets slut.

Delning?
Vi delar personuppgifterna födelsedagar (dag, mån, år) och nationalitet med Viking Line (Personuppgiftsbiträde) för kunna boka resebiljetter åt deltagare som skall åka med färjan från Åbo-Mariehamn-Åbo i oktober 2018.  En del av ekonomiförvaltningen är outsourcad till Bäck & Vilén Företagstjänst Ab (personuppgiftsbiträde). Bäck & Vilén får tillgång till de anmälda deltagarnas namn och adresser i och med att de enligt avtal handhar fakturering av deltagaravgifter. I uppdragsavtalet med Bäck & Vilén Företagstjänst Ab har avtalats att för uppdraget behövliga register- och personuppgifter hanteras med varsamhet och konfidentiellt.
Företaget Leroy (personuppgiftsbiträde) handhar databasen och dess server med de registrerades persondata. Leroy har i avtal med Kulturkarnevalen förbundit sig att behandla de registrerades personuppgifter endast för registeransvariges (Kulturkarnevalen) räkning och i enlighet med gällande dataskyddsföreskrifter.
Finlands Svenska Skolungdomsförbund FSS och dess utsedda personuppgiftsansvariga (personuppgiftsbiträde), tar del av registret som omfattar de registerade som har uppgett att de är medlemmar i FSS, för att kontollera tillhörigheten.
Vid incheckningen till evenemanget 2018 kommer deltagarlistor att delas i GoogleDrive (personuppgiftsbiträde) till max 10 personer utsedda av personuppgiftsansvarig.

Riskbedöning
Inga risker identifierade.

Den registrerades rättigheter
Den som har registrerat sig till Kulturkarnevalens anmälningsregister har rätt att korrigera sina uppgifter genom att kontakta registeransvarig.

Den registrerade som inte längre vill ha sina uppgifter i anmälningsregistret kan vara i kontakt med Kulturkarnevalen rf, info (at)kulturkarnevalen rf. Den registrerade har rätt att få sina uppgifter raderade med begränsning av bokföringslagen.

En person vars uppgifter finns i registret har rätt att klaga på hantering av hens uppgifter genom att skicka in en klagan till dataskyddsmyndigheten,  www.tietosuoja.fi

Registeransvarig
Föreningen Kulturkarnevalen rf
FO-nummer: 2259766-1
Adress: Hovrättsesplanaden 16, vån 6
Telefon: 050 337 0367
E-post: info(at)kulturkarnevalen.fi

Registrets kontaktperson
Eva-Helén Ahlberg
E-post: info(at)kulturkarnevalen.fi